Ein Aufgabenprojekt erstellen und verwalten

1. Ein Projekt erstellen

In Ihrem PROJECT-Gemeinschaftsbereich gibt es immer einen Reiter, der den Aufgabenprojekten gewidmet ist.

Zusätzlich zu den verschiedenen Suchfiltern auf der linken Seite gibt es dort einen Button für "Projekt anlegen "*.

Wenn Sie Ihr Projekt anlegen, müssen Sie :

1. Wählen Sie, zu welchem Space Ihr Projekt gehört (der Space, in dem Sie sich befinden, wird standardmäßig vorgeschlagen)
2. Den Namen Ihres Projekts
3. Eine Beschreibung Ihres Projekts, um einen maximalen Kontext für andere Teilnehmer oder Beobachter zu bieten
4. Die Art der Aufgabenverteilung (Leave on manual sorting)

Eine wichtige Phase ist die Verwaltung der Projektrechte:

1. Sollen sich die Sichtbarkeitsrechte für Ihr Projekt auf den kollaborativen Raum beziehen, der das Projekt enthält, oder sollen sie auf die Teilnehmer beschränkt werden?
2. Benennen Sie die Administratoren, die das Recht haben, alle Aufgaben im Projekt zu bearbeiten
3. Mitwirkende, denen Aufgaben zugewiesen werden und die diese dann ändern oder andere im Lesemodus betrachten können.
4. Beobachter, die nicht mit den Aufgaben interagieren können, aber alles sehen können.
5. Um es noch bequemer zu machen, können Sie Mitwirkende einzeln auswählen oder sie direkt aus einer Jalios-Gruppe importieren.

Die letzten beiden erweiterten Punkte ermöglichen es Ihnen, :

1. Wählen Sie, ob Sie abgeschlossene Aufgaben direkt archivieren (ausblenden) möchten (nur bei langen, umfangreichen Projekten)
2. Falls erforderlich, können Sie eine Standardperson für spontan erstellte Aufgaben festlegen

Ihr Projekt ist nun einsatzbereit!

Die Standardschnittstelle besteht aus :

1. Einem Aktionsknopf, mit dem Sie Aktionen im Projekt durchführen können (Hinzufügen einer Spalte, globale Verwaltung usw.)
2. Einem Suchfeld, das auf die Aufgaben zugeschnitten ist
3. Eine Schnellansicht der Spalte(n), für die Aufgaben als erledigt angenommen werden
4. Ein Quick-Create-Feld für die schnelle Erstellung von Aufgaben.

2. Verwaltung der Aufgabe

Die Projektaufgabe erscheint genauso wie die anderen Aufgaben, mit ein paar Besonderheiten:

• Das Projektsymbol (mit einem Link zum Projekt, das sich in einem neuen Fenster öffnet)
• Standardmäßig entspricht der Titel der erstellten Aufgabe dem Titel des Projekts
• Ein Fortschrittsbalken, der den Fortschritt des Projekts anzeigt (wenn die Option aktiviert ist). Die Leiste kann angeklickt werden und führt Sie zum Projekt.
• Die Liste der Projektteilnehmer, die aus den Aufgabenmanagern des Zielprojekts abgeleitet wurde (wenn die Option aktiviert ist).
• Die Start- und Enddaten der Aufgabe entsprechen den Start- und Enddaten des Projekts.

Wenn Sie auf eine Aufgabe klicken, öffnet sich ein Seitenfenster, in dem Sie die Aufgabe verwalten können.

1. Über ein Registermenü können Sie alle Aspekte der Aufgabe verwalten:
• Allgemeine Informationen
• Kalenderaspekte verwalten
• Dateien anhängen
• Beobachter zu dieser bestimmten Aufgabe verwalten
• Aktionsgeschichte anzeigen
• Kommentieren Sie, um den Austausch über das Leben dieser Aufgabe zu kapitalisieren
2. Sie müssen Ihre Aufgabe benennen, detaillieren und potenziell priorisieren
3. Sie können eine Frist setzen
4. Sie können die Person(en) benennen, die für die gewünschte Aktion verantwortlich ist/sind

3. Breaking down project tasks

3.1. Brechen Sie Ihre Aufgaben Schritt für Schritt ab

Um Schritte zu einer Aufgabe hinzuzufügen, müssen Sie das Recht haben, die Aufgabe zu bearbeiten.
Gehen Sie dann im Aufgaben-Editor auf die Registerkarte "Schritte".

Sie können die Steps umbenennen und neu anordnen, indem Sie sie einfach an- und abziehen.

Wenn eine Aufgabe mit Schritten neu bearbeitet wird, zeigt ein Zähler auf der Registerkarte "Steps" die Anzahl der Schritte an.

Die für die Aufgabe zuständigen Personen können die Schritte bestätigen.
Bearbeiten Sie dazu die Aufgabe, gehen Sie zum Reiter "Steps", tippen Sie auf die Schritte, die abgeschlossen wurden, und klicken Sie auf die Schaltfläche "Speichern".

Wenn beim Speichern alle Schritte einer Aufgabe abgeschlossen wurden, wird die Aufgabe automatisch validiert (und somit ändert sich die Spalte).
Wenn bei einer Multi-Manager-Aufgabe einer der Manager alle Schritte abschließt, wird die Aufgabe als abgeschlossen markiert (auch wenn die anderen Manager sie nicht abgeschlossen haben), was dem Äquivalent von "für alle abgeschlossen" entspricht.
Wenn Schritte geändert werden (validiert / invalidiert / hinzugefügt / gelöscht), werden die Mitglieder, die der Aufgabe folgen, darüber benachrichtigt.

3.2. Eine Aufgabe mit Schritten anzeigen: die verschiedenen möglichen Ansichten

3.2.1. Kanban-Board

Die Stufen erscheinen am unteren Rand der Karte. Sie werden durch einen kleinen Balken gekennzeichnet. Der Balken ist grau, wenn die Stufe noch nicht abgeschlossen ist, und grün, wenn sie abgeschlossen ist. Wenn Sie über einen Balken schweben, wird der Name des Stadiums angezeigt.

3.2.2. Liste

In der Registerkarte "Liste" wird der Meilenstein-Fortschrittsanzeiger unter den entsprechenden Aufgaben hinzugefügt.

3.2.3. Planung

Im Reiter "Schedule" werden Informationen zu den Stages angezeigt, wenn Sie mit der Maus über die Aufgabe fahren.

3.2.4. Aktivität

Auf der Registerkarte "Activity" werden etwaige Stage-Validierungen oder -Invalidierungen angezeigt. Wenn nur eine Stage validiert oder invalidiert wurde, wird dies im Text direkt angezeigt.

3.2.5. Eine Aufgabe mit Schritten abschließen

Wenn Sie auf die Schaltfläche "I'm finished" klicken und es noch Schritte gibt, die noch nicht validiert wurden, erscheint ein Bestätigungsfenster.
Auf diesem Bild werden die Schritte aufgelistet, die noch nicht validiert wurden. Wenn der Benutzer auf die Schaltfläche "Alle Schritte bestätigen" klickt, werden alle Schritte bestätigt und die Aufgabe ist abgeschlossen.
Wenn eine Aufgabe mit unfertigen Schritten in eine Spalte "Fertig" verschoben wird, erscheint derselbe Bestätigungsmodus. Wenn der Benutzer auf "Alle Schritte bestätigen" klickt, wird die Aufgabe verschoben. Wenn der Benutzer auf "Abbrechen" klickt, wird die Verschiebung abgebrochen.

4. Aufgaben zwischen mehreren Projekten teilen

Sie können eine Aufgabe zwischen verschiedenen Projekten teilen, um eine Aufgabe in einem anderen Projekt als ihrem ursprünglichen Projekt zu verfolgen.
Um eine Aufgabe innerhalb eines Projekts zu teilen, öffnen Sie einfach die Aufgabe und wählen Sie "Teilen..." aus dem Menü "Aktionen".

Es erscheint ein modales Fenster, in dem Sie angeben müssen, in welchem Projekt Sie die Aufgabe freigeben möchten. Sie können auch die Spalte des Zielprojekts angeben, in der die Aufgabe platziert werden soll, sowie die anzubringenden Labels.

Wenn Sie eine Aufgabe freigeben, bestätigt ein Toaster, dass die Aufgabe freigegeben wurde. Sie können ihn anklicken, um auf die freigegebene Instanz zuzugreifen.

Sobald die Aufgabe freigegeben wurde, finden Sie die Information, dass die Aufgabe freigegeben wurde, im neuen Reiter "Shares" :

Im Home-Projekt erscheint die freigegebene Instanz mit einem kleinen Symbol, um Sie daran zu erinnern, dass es sich um eine freigegebene Instanz handelt:

Wenn Sie die freigegebene Aufgabe öffnen, werden Sie durch eine Meldung daran erinnert, dass es sich um eine freigegebene Aufgabe handelt:

Sie können auch auf die Historie der Hauptaufgabe zugreifen:

Bei einer geteilten Aufgabe sind nur die Bezeichnung, die Spalte und das Projekt spezifisch für das Host-Projekt. Alle anderen Felder sind sowohl der Hauptaufgabe als auch den freigegebenen Instanzen gemeinsam.

5. Überwachung eines Projekts über ein anderes JTask-Projekt

Um die Verfolgung eines JTask-Projekts zu einem anderen JTask-Projekt hinzuzufügen, können Sie entweder das "+"-Symbol in der Kopfzeile einer Spalte verwenden und den Eintrag "Ein Projekt..." wählen. Es erscheint ein Fenster, in dem Sie ein vorhandenes Projekt auswählen können.

Oder kopieren Sie den Projektlink und fügen Sie ihn in das Feld Aufgabe hinzufügen einer Spalte ein:

Die Projektaufgabe erscheint genauso wie die anderen Aufgaben, mit einigen Besonderheiten:

• Das Projektsymbol (mit einem Link zum Projekt, das sich in einem neuen Fenster öffnet)
• Standardmäßig ist der Titel der erstellten Aufgabe gleich dem Titel des Projekts
• Ein Fortschrittsbalken, der den Fortschritt des Projekts anzeigt (wenn die Option aktiviert ist). Die Leiste kann angeklickt werden und führt Sie zum Projekt.
• Die Liste der Projektteilnehmer, die aus den Aufgabenmanagern des Zielprojekts abgeleitet wurde (wenn die Option aktiviert ist).
• Das Start- und Enddatum der Aufgabe entspricht dem Start- und Enddatum des Projekts.

Auf der Registerkarte Information finden Sie :

• Das referenzierte Projekt, mit einem Symbol für den Zugriff darauf
• Ein Feld für den Projekttitel (z. B. für einen Kurztitel)
• Das Start- und Enddatum des Projekts (wenn Sie Rechte für das referenzierte Projekt haben)
• Optionen zur Anzeige von Fortschritt und Teilnehmern

Das Fälligkeitsdatum und die Projektmanager werden nicht mehr angezeigt, da diese Informationen aus dem referenzierten Projekt entnommen werden. Folglich existiert der Reiter Datum nicht auf Projektaufgaben.

Es ist möglich, eine gemeinsame Projektaufgabe in einem anderen Projekt mit Anhängen und Beobachtern einschließlich eines Bildes und Schritten zu erstellen.