Créez et gérez un projet de tâches
1. La création d'un projet
Au sein de votre espace communauté de type PROJET, vous disposez systématiquement d'un onglet dédié aux Projets de tâches.
*sous réserve que les droits de l'espace vous le permettent
A la création, vous devez :
- Choisir de quel espace votre projet dépend (L'espace dans lequel vous êtes vous est proposé par défaut)
- Le nom de votre projet
- La description de celui-ci pour donner un maximum de contexte pour les autres intervenants ou observateurs
- Le type de tri des tâches (Laissez sur tri manuel)
Phase importante, la gestion des droits sur ce projet :
- Souhaitez-vous que les droits de visibilité de votre projet se basent sur l'espace collaboratif le contenant, ou souhaitez vous limiter celle-ci aux participants ?
- Nommez les administrateurs, ceux qui auront les droits de modifier toutes les tâches de ce projet
- Les contributeurs, qui se verront affecter des tâches et pourront alors les modifier, ou consulter en lecture seule les autres.
- Les observateurs, qui ne pourront pas interagir avec les tâches, mais qui pourront tout voir.
- Notez que pour plus de confort, vous pouvez choisir les intervenants un par un, ou directement les importer massivement depuis un groupe Jalios.
Les 2 derniers points plus avancé vous permettent de :
- Choisir d'archiver (masquer) directement les tâches finalisées (Pour les projets longs et volumineux uniquement)
- Si besoin, d'avoir une personne par défaut pour les tâches crées à la volée
Votre projet est maintenant prêt à être utilisé !
Vous disposez d'une interface par défaut composée de :
- Un bouton action vous permettant d'agir sur le projet (Ajout de colonne, gestion globale…)
- Un champ de recherche contextualisé aux tâches
- Une vue rapide sur la/les colonne(s) pour lesquels les tâches seront assumées comme finalisées
- Un champ de création rapide pour créer les tâches rapidement.
Petite astuce, à la création de votre tâche, mentionnez une personne à l'aide de la fonction @ pour lui affecter directement
2. La gestion des tâches
Les tâches peuvent être gérées au clic de manière très visuelle :
- Une vue rapide sur la personne en charge de la tâche
- La liste des personnes participants à ce projet, notez qu'en cliquant sur une des photos, les tâches filtrerons sur celles affectées à cette dernière.
- Vous pouvez glisser les différentes tâches en glisser/déposer dans les différentes colonnes en fonction de l'avancement de celles-ci
- Notez que les personne ayant une tâche à effectuer peuvent directement déclarer leur finalisation depuis leurs alertes !
En cliquant sur une tâche, un fenêtre latérale permet de gérer celle-ci.
- Un menu par onglet vous permettra de gérer tous les aspects de la tâche :
- Les informations générales
- Gérer les aspects calendaires
- Joindre des fichiers
- Gérer les observateurs sur cette tâche en particulier
- Voir l'historique des actions
- Commenter pour capitaliser les échanges sur la vie de cette tâche
- Vous devez nommer, détailler et potentiellement prioriser votre tache
- Vous pouvez définir une échéance
- Vous pouvez nommer le ou les responsables de l'action souhaitée
3. La décomposition des tâches d'un projet
3.1. Décomposez vos tâches étape par étape
Pour ajouter des étapes à une tâche il faut avoir le droit d'éditer la tâche.
Il faudra ensuite se rendre sur l'onglet "Etapes" del'éditeur de tâche.
Vous pouvez renommer les étapes et les réordonner par un simple glisser/déposer :
Lorsqu'on réédite une tâche comportant des étapes, un compteur sur l'onglet "Etapes" indique le nombre d'étapes :
Les responsables de la tâche peuvent valider les étapes.
Pour cela, il faut éditer la tâche, aller dans l'onglet "Etapes", cocher les étapes réalisées et cliquer sur le bouton "Enregistrer".
A l'enregistrement, si toutes les étapes d'une tâche sont réalisées, la tache est automatiquement validée (et elle change donc de colonne)
Dans le cas d'une tâche ayant plusieurs responsables, si un des responsables termine toutes les étapes, alors la tâche est marquée comme terminée (même si les autres responsables ne l'avaient pas terminé), équivalent du "Terminer pour tous".
Lorsque des étapes subissent des modifications (validation / invalidation / ajout / suppression), les membres qui suivent la tâche sont prévenus.
3.1.1. Affichage d'une tâche comportant des étapes : les différentes vues possibles
3.1.1.1. Tableau (Kanban)
Les étapes apparaissent dans le bas de la carte. Elles sont matérialisées par une petite barre. La barre est grise si l'étape n'est pas réalisée et verte si elle est faite. Au survol d'une barre, le nom de l'étape est affiché.
3.1.1.2. Liste
Dans l'onglet "Liste", l'indicateur de progression des étapes est ajouté sous les tâches concernées.
3.1.1.3. Planning
Dans l'onglet "Planning", les informations sur les étapes apparaissent lorsqu'on passe au survol de la tâche.
3.1.1.4. Activité
Dans l'onglet "Activité", les validations ou invalidations d'étape sont indiquées. Si une seule étape a été validée ou invalidée, le texte l'indique directement.
3.1.2. Finalisation d'une tâche comportant des étapes
Lorsque que l'on clique sur le bouton "J'ai terminé" et qu'il reste encore des étapes non validées, une modale de confirmation apparaît.
Cette modale liste les étapes qui n'ont pas encore été validées. Si l'utilisateur clique sur le bouton "Valider toutes les étapes", toutes les étapes sont validées et la tâche est terminée.
De même, si une tâche comportant des étapes non terminées est déplacée dans une colonne de type "Terminé", la même modale de confirmation apparaît. Si l'utilisateur clique sur "Valider toutes les étapes", le déplacement a bien lieu. Si l'utilisateur clique sur "Annuler" le déplacement est annulé.
4. Le partage des tâches entre plusieurs projets
Vous pouvez partager une tâche entre différents projets afin de suivre une tâche dans un autre projet que son projet d'origine.
Pour partager une tâche dans un projet, il vous suffit d'ouvrir la tâche et dans le menu Actions de choisir "Partager..."
Une fenêtre modale apparaît et vous devez indiquer dans quel projet vous souhaitez la partager ; puis vous pouvez aussi préciser la colonne du projet cible dans laquelle elle doit être placée ainsi que les étiquettes à appliquer.
Au moment où vous partagez une tâche, un toaster vous confirme que la tâche a bien été partagée. Vous pouvez cliquer dessus pour accéder à l'instance partagée.
Une fois la tâche partagée, vous retrouvez l'information que la tâche a été partagée dans le nouvel onglet "Partages" :
Dans le projet d'accueil, l'instance partagée apparaît avec une petite icône qui rappelle qu'il s'agit d'un partage :
Lorsque vous ouvrez la tâche partagée, un message vous rappelle qu'il s'agit d'un partage :
Vous pouvez également accéder à l'historique de la tâche principale :
Toute personne qui a le droit de voir une tâche, peut la partager dans un projet dans lequel elle a le droit d'ajouter des tâches.
Sur une tâche partagée, seuls les étiquettes, la colonne, et le projet sont spécifiques au projet d'accueil. Tous les autres champs sont communs entre la tâche principale et les instances partagées.
Si la tâche principale est terminée, toutes les instances partagées le sont aussi.
Si une personne qui peut agir sur la tâche principale (ie l'auteur, le responsable ou un admin du projet) termine la tâche partagée depuis l'un des projets d'accueil, alors la tâche principale et toutes les instances partagées sont aussi terminées.
Mais si l'administrateur d'un projet d'accueil termine une instance partagée alors qu'il ne peut pas agir sur la tâche principale, il ne se passe rien. L'instance partagée ne passe pas au statut terminé.
Pour arrêter le partage d'une tâche dans un projet d'accueil, il suffit de supprimer l'instance partagée
5. Le suivi d'un projet via un autre projet JTask
Pour ajouter le suivi d'un projet JTask dans un autre projet JTask, on peut soit passer par l'icône "+" dans l'entête d'une colonne, et choisir l'entrée "Un projet...". Une fenêtre apparait pour choisir un projet existant.
Soit copier-coller le lien du projet dans le champ d'ajout d'une tâche d'une colonne :
La tâche projet apparait comme les autres taches avec quelques particularités :
- L'icone Projet (avec lien vers le projet qui s'ouvre dans une nouvelle fenêtre)
- Par défaut, le titre de la tâche créée reprend le titre du projet
- Une barre de progression indiquant l'avancement du projet (si l'option est activée). La barre est cliquable et amène vers le projet.
- La liste des participants du projet déduite des responsables de tâches du projet cible (si l'option est active)
- Les dates de début et de fin de la tâche correspondent aux dates de début et de fin du projet
Lorsque vous ouvrez une tâche projet, il y a quelques petites spécificités.
Dans l'onglet Informations, on retrouve :
- Le projet référencé avec une icône pour y accéder
- Un champ titre du projet (p. ex. pour mettre un titre plus court)
- Les dates de début et fin du projet (si vous avez les droits sur le projet référencé)
- Les options pour afficher la progression et les participants
Il n'y a plus la date d'échéance, ni les responsables du projet puisque ces deux informations sont déduites du projet référencé. Et de ce fait, l'onglet Date n'existe pas sur les tâches projets.
Il est possible de faire une tâche projet partagée dans un autre projet avec des pièces jointes et des observateurs comportant une image ainsi que des étapes.
