Email de suivi des changements récents : paramétrer les abonnements de vos membres

1. 🎯 Objectif

Permettre à un animateur d’espace collaboratif de paramétrer ou modifier la fréquence et le contenu des emails automatiques envoyés aux membres, en fonction des contenus publiés ou modifiés dans l’espace.

 

2. 👤 Public concerné

 

3. 🧩 Notions clés

• Abonnement : permet de recevoir par email un récapitulatif des nouveaux contenus ou des modifications dans un espace.
• Règle de suivi : définit ce que l’abonné reçoit (type de contenu, fréquence, filtres).
• Groupe “Abonnés” : nom du groupe de membres qui recevront les emails. Seuls les membres ajoutés à ce groupe sont notifiés par les règles de suivi associées.

 

4. 🛠️ Paramétrage

4.1. Accéder au paramétrage des abonnements

 

1. Cliquez sur le menu d'administration de votre espace

2. Allez dans Membres

3. Sélection le groupe Abonnés

4. Cliquer sur Modifier le groupe ...

 

5. Allez dans l’onglet Abonnements

 

Vous pouvez alors éditer , créer ou supprimer des règles de suivis :

 

 

4.2. Créer ou éditer une nouvelle règle de suivi

1. Cliquez sur   ou sur

 

2. Paramétrez les éléments suivants :

• • Fréquence : quotidienne, hebdomadaire, mensuelle…
  • Type de modification :
    • Publication uniquement
    • Publication + modifications majeures
    • Publication + modifications majeures et mineures
  • Catégories (facultatif) : filtrage par dossiers ou rubriques
    • Option Union (OU) ou Intersection (ET)
  • Texte (facultatif) : mots-clés à rechercher dans les contenus
    • Options Tous les mots, au moins un mot, la phrase exacte et syntaxe avancée
  • Espace de travail : laissez l'espace courant

 

Sélectionnez les types de contenus à inclure dans la règle (💡 si rien n’est sélectionné, tous les types seront inclus)

 

Si vous avez sélectionné des Documents, vous pourrez préciser les formats

Cliquez sur Terminer

 

 

5. 💡 Conseils

• Vous pouvez créer plusieurs règles de suivi si vous souhaitez adapter les alertes selon le type de contenu ou la fréquence.
• Un seul email est envoyé par période choisie (quotidienne, hebdo…), contenant toutes les nouveautés/modifications, quelque soit l'espace.  Cet email regroupe toutes les nouveautés ou modifications correspondant aux critères définis. 
• Vous pouvez tester une règle en vous ajoutant au groupe Abonnés.
• Les membres peuvent se désabonner eux-mêmes depuis leur profil