Inhalte an ein oder mehrere Mitglieder senden

1. Die Funktion Jalios sharing

Jalios ermöglicht es Ihnen, jede Art von Inhalt direkt aus seinem Online-Speicher zu teilen.

Das Schöne daran ist, dass jeder, der Zugriff auf diesen Inhalt hat, auf die aktuelle Version zugreifen kann. Damit entfällt die Frage: "Version von wem, wann...? Okay, let's have a meeting".

In diesem Zusammenhang gibt es noch ein weiteres Element, das zum Benutzerkomfort beiträgt: Kommentare. Die unter dem Inhalt platzierten Kommentare sind eine großartige Informationsquelle für den Aufbau des Inhalts, aber auch für seine Nachhaltigkeit.

Der Zugang zu den verschiedenen Diskussionen rund um ein Stück Inhalt hilft uns, es besser zu verstehen, und beschleunigt den Prozess für jeden, der es zu einem späteren Zeitpunkt einsehen möchte, selbst wenn die Beitragenden nicht verfügbar sind.

Für Content Contributors ist es möglich, auf frühere Versionen und die Liste der Personen zuzugreifen, die sich den Content angesehen haben. Es ist sogar möglich, direkt am Dokument eine Lesebestätigung anzufordern.

Auch in puncto Sicherheit ist dies ein Gewinn. Neben der Kontrolle des Zugriffs auf den Inhalt (Leser werden aufgelistet) kann der Zugriff leicht widerrufen werden. Ein Dokument, das per E-Mail verschickt wird, wird verschickt, Ende des Spiels, da gibt es nichts mehr zu tun. Wenn ich dagegen in unserem Fall merke, dass der gesendete Inhalt nicht für das Publikum meines Anteils geeignet ist, schließe ich den Zugriff, indem ich die Rechte am Dokument oder an seiner Baumstruktur ändere.

2. Arten des Teilens

Alle Inhalte haben im Abschnitt "Quick Actions" ein Share-Symbol:

Diese Sharing-Funktion kann in drei Welten genutzt werden:

2.1. Share with other members :

Das Teilen zwischen Mitgliedern Ihrer Organisation ist die profitabelste Option. Zwar ist E-Mail immer noch eine Referenz für die Kommunikation mit dem Rest der Welt, aber die interne Nutzung ist eher schädlich als förderlich.

Der Austausch von Inhalten zwischen Mitgliedern ist eine effektive Möglichkeit, dies zu tun.

Mit der Schnittstelle Mitglieder-zu-Mitgliedern-Sharing können Sie eine oder mehrere Personen oder Gruppen ansprechen.

Sie können eine kurze Nachricht hinzufügen, die den Sharing-Kontext erläutert, und vor allem eine Kritikalitätsstufe (2)

Diese Kritikalitätsstufe ermöglicht es Ihnen, das Mitglied so zu benachrichtigen, wie er oder sie es in seinen oder ihren eigenen Regeln gewählt hat.

Um herauszufinden, ob ein Beitrag gelesen wurde, können Sie über den Reiter "Sent" (1) (nur nach dem ersten Beitrag sichtbar) die Liste der Personen einsehen, die von Ihren Beiträgen angesprochen wurden, und den Anteil derer, die sich diese angesehen haben.

2.2. Share in einem anderen Space

Workspace Sharing ermöglicht es Ihnen, dem Publikum eines anderen Workspace Zugriffsrechte zu geben.

Auch wenn der ursprüngliche Raum privat oder geheim ist, können Sie Inhalte in verschiedenen Räumen anzeigen lassen.

Wenn die Einsichtsrechte des betreffenden Spaces zu den Rechten des Dokuments hinzugefügt werden (entsprechend den Rechten der Ordner oder Kategorien, in denen es abgelegt wird), werden die Änderungsrechte weiterhin vom ursprünglichen Space aus verwaltet.

2.3. Weitergabe über einen externen Link

Der Hauptgrund für die weitere Nutzung von E-Mail ist die Interaktion mit Menschen außerhalb Ihrer Organisation.

Während die Verwaltung von Communities mit externen Konten die ultimative Erfahrung bei der Zusammenarbeit mit Außenstehenden ist, ist es nicht denkbar, ein Konto für alle externen Personen einzurichten, mit denen Sie interagieren werden.

Jalios bietet eine einfache und sichere Möglichkeit, Inhalte zu teilen, und befreit Sie von den Beschränkungen Ihrer Empfänger-E-Mail-Boxen.

Mit dieser Funktion können Sie:

• Einen Download-Link für eine oder mehrere Dateien senden
• Die Freigabe mit einem Zugangscode schützen, der auf anderem Wege (z.B. SMS) versendet werden kann

In den erweiterten Funktionen können Sie :

• Das Download-Format wählen (nativ oder PDF)
• Wählen Sie, ob die Person die genaue Version zum Zeitpunkt der Freigabe oder die neueste verfügbare Version erhalten soll.
• Begrenzen Sie die Anzahl der Downloads
• Geben Sie ein Ablaufdatum für den Download-Link an.

Die globale Verwaltung Ihrer Links, um ihren Status zu kennen oder den Zugriff sofort zu widerrufen, erfolgt in einer speziellen Anwendung namens Public Links :