Gérez l'ensemble des droits
Cette action nécessite des droits d'administration. Si vous disposez de ces privilèges, veuillez vous déléguer sur le compte administrateur. (Cf. Déléguez vous avec un autre compte )
Au sein de votre Digital Workplace, vous aurez à gérer les autorisations de chacun en fonction de leurs profils.
Certains auront des droits de contributions plus étendus que d'autres, et vous allez aussi devoir être en capacité de donner des droits étendus sur le contenu à certaines personnes.
Ces droits, dans Jalios Workplace, se gèrent par espaces de travail par l'intermédiare de Groupes de droits.
Ces groupes de droits vont vous permettre de gérer finement quelle population a le droit, ou non, de contribuer sur différents types de contenus.
Vous devez donc bien vous focaliser sur les populations et leurs rôles au sein de votre Digital Workplace.
Il y a concrètement 3 types de groupes de droits :
- Les groupes éditoriaux gérant les accès de vos Sites et Sous-sites au sein de votre Digital Workplace.
- Les groupes collaboratifs gérant les accès et droits des Communautés
- Et quand un groupe impacte plus d'un espace de travail, ou donne des droits globaux sur la plateforme, on dit qu'il est transverse.
1. Accéder à l'application
Pour gérer tout ceci, rendez-vous dans l'application "Membres et Groupes" dans l'onglet Avancé de votre lanceur d'applications
La section Gestion des Groupes vous donnera accès à tout l'univers des groupes de droit.
Vous y retrouverez la sectorisation en 3 grandes familles évoquées précédemment.
2. Différencier les types de groupes
Dans le cas des groupes transverses, vous trouverez directement les groupes affichés avec la mention du nombre de membres, de groupes parents, de sous groupes et leur date de création.
Dans le cas des groupes relatifs à des espaces de travail particuliers, les groupes seront rangés au sein des espaces qu'ils concernent. En cliquant sur le caret à droite du nom de l'espace vous afficherez les groupes en dépendant directement.
3. Comprendre l'interface de gestion de groupe
La vue par défaut vous présentera l'onglet général Membres et sous-groupes.
Un niveau de sous onglets vous permettra rapidement d'identifier :
- Le nombre de membres
- Si un ou plusieurs groupes sont parents
- Si votre groupe dispose de sous groupes
- Et enfin le nombre de groupes au même niveau dans l'espace de travail concerné.
La notion de groupes parents est importante, elle permet de faire hériter les droits d'un groupe vers l'ensemble des membres d'un autre groupe. Ces droits par héritages peuvent être cumulés.
La logique de droits par héritage est la suivante :
>> C'est le groupe parent qui donne les droits aux membres des sous-groupes par héritage.
Notez que vous pouvez retirer rapidement un membre avec le X en bout de ligne, ils sont identifiables par l'icône 
, cette action devient impossible lorsqu'une personne est membre par héritage.
L'icône 
remplace alors la précédente, au survol de cette dernière, le groupe par lequel l'héritage est opéré vous est mentionné.
L'onglet Informations générales vous permettra de modifier un ensemble d'éléments techniques comme la visibilité du groupe, son espace de travail ou plus simplement sa description.
4. Affecter des droits à un groupe
Les droits de contribution vous permettront de donner des droits sur des contenus précis. Ils sont défini comme suit :
- Contribuer : Donne le droit de créer le type de contenu, par défaut, les utilisateurs ont le droit de modifier ou supprimer le contenu qu'ils ont créé.
- Modifier : Donne le droit de modifier le contenu des autres utilisateurs.
- Supprimer : Donne le droit de supprimer le contenu des autres utilisateurs.
Pour les catégories soumisent au module Category Rights (identifiables par une icône de dossier avec une clé dedans) les droits sont gérés depuis l'explorateur.
L'interface relative aux groupes ne permettra donc pas d'affecter des droits sur ces catégories.
Au niveau des sous-onglets, vous allez pouvoir définir les droits sur les 4 grandes familles de contenu possibles dans Jalios Workplace :
- Les contenus sont les objets les plus courants sur la plateforme, que ce soit un document bureautique, un billet de blog ou un article éditorial.
- Les contenus utilisateurs sont des éléments liés à un contenu, par exemple, un commentaire n'a d'utilité que dans le contexte du contenu qu'il vient compléter. Info pratique : Par défaut, si les contenus utilisateurs sont autorisés dans un espace de travail, les utilisateurs ont systématiquement le droit d'en créer, d'où l'absence de colonne contribuer à cet endroit.
- Les Portlets sont les éléments graphiques constituants les pages de sites et les communautés. Réservé à un usage très avancé.
- Vous pourrez aussi déléguer le droit de modifier les formulaires si vous utiliser JProcess pour vos demandes et autres Workflows de traitement.
Comme évoqué plus tôt dans ce parcours de formation, les Catégories de Jalios Workplace sont des éléments centraux et puissants incontournables dans la gestion des droits.
Il y a 2 niveaux de droits de gestion des catégories :
- Le premier est le droit d'usage. Ce droit permet aux utilisateurs de déposer du contenu dans les catégories choisies.
- Le second est le droit de gestion des catégories. Ce droit permettra à l'utilisateur de renommer, créer et supprimer des catégories.
Les droits peuvent se positionner à plusieurs endroits dans l'arborescence de vos catégories.
Notez que par défaut, positionner un droit une catégorie réplique les droits sur toutes les catégories contenues dans celle-ci.
5. Abonner un groupe à une notification par email
Pour un groupe donné, vous pourrez définir des règles d'abonnement par Email.
Même s'il n'est pas préconisé d'utiliser les Emails pour favoriser le partage et la centralisation de l'information, il est parfois nécessaire de venir chercher des populations dans leur zone de confort.
Vous pourrez ainsi définir des règles d'envoi permettant de renseigner :
- La fréquence d'envoi
- La typologie de contenu suivi
- etc...
