Initiez simplement votre Digital Workplace
Première étape en qualité d'administrateur : donnez accès aux différents intervenants à la plateforme.
Identifiez les personnes qui devront avoir un accès anticipé à la plateforme. Ces personnes devront connaitre leurs propres enjeux sur la plateforme et vous serez en charge de les outiller pour mener leur mission à bien.
En fonction des usages cibles de votre plateforme, sélectionnez donc des personnes clés dans les services métiers concernés. Communication, Marketing, Ressources Humaines ou Service Informatique, ne cherchez pas à adresser tout le monde, basez-vous sur vos besoins initiaux, il sera toujours temps d'adresser un nouveau cas d'usage par la suite.
Donnez les droits aux personnes en charge de la construction des pages du site, de la page d'accueil aux pages secondaires, simplement en les ajoutant au groupe de droit "Communicants"
Ce groupe leur donnera accès aux outils nécessaires pour modifier, gérer et créer des pages sur la plateforme.
Ces derniers pourront se former en toute autonomie en accédant au parcours de formation "Communiquer efficacement avec Workplace" inclus dans votre espace d'aide.
Ce groupe "Communicants" donnera aussi les droits de gestion éditoriale de la page d'accueil du site.
Les membres pourront ainsi créer des articles et alimenter simplement la ligne éditoriale de votre plateforme. Cette gestion se fera à travers l'application "Gestion des articles".
La plateforme est livrées avec 4 articles de base. Pour une ouverture plus large de votre plateforme à des fins de test ou d'évaluation sur une population représentative, il est conseillé d'avoir alimenté à minima le site avec vos propres articles.
Votre plateforme dispose d'un espace documentaire.
Comme pour la partie éditoriale, il est nécessaire d'alimenter la partie documentaire pour permettre aux premiers utilisateurs de se projeter dans l'utilisation de leur nouvel outil.
2 cas de figures s'offrent à vous :
- La gestion documentaire est centralisée dans votre organisation et vous n'aurez alors qu'à donner les droits d'administration aux personnes concernées sur l'espace de travail dédié. (Voir : le savoir dédié aux espaces de travail)
- La gestion documentaire est éclatée par services ou métiers, et il faudra donc créer des groupes de droits que vous viendrez très facilement lier à des branches d'arborescence.
