E-mail pour suivre les dernières modifications : configurer les abonnements de vos membres

1. 🎯 Objectif

Permettre à un modérateur d'un espace collaboratif de définir ou de modifier la fréquence et le contenu des e-mails automatiques envoyés aux membres en fonction du contenu publié ou modifié dans l'espace.

 

2. 👤 Public cible

 

3. 🧩 Mots clés

• Abonnement : vous permet de recevoir par e-mail un résumé des nouveaux contenus ou des modifications apportées à une rubrique.
• Règle de suivi : définit ce que l'abonné reçoit (type de contenu, fréquence, filtre).
• Groupe Abonnés : nom du groupe de membres qui reçoivent les e-mails. Seuls les membres ajoutés à ce groupe seront informés par les règles de suivi associées.

 

4. 🛠️ Paramètres

4.1. Accéder aux paramètres des abonnements

 

1. Cliquez sur le menu d'administration de votre espace

2. Allez dans Membres

3. Sélection des groupes abonnés

4. Cliquez sur Modifier le groupe..

 

5. Accédez à l'onglet Abonnements

 

Vous pouvez modifier , créer ou supprimer les règles de surveillance :

 

 

4.2. Créer ou modifier une nouvelle règle de suivi

1. Cliquez sur  ou sur

 

2. Définissez les éléments suivants :

• • Fréquence : quotidienne, hebdomadaire, mensuelle...
  • Type de modification :
    
    • Publication uniquement
    • Publication + modifications importantes
    • Publication + modifications importantes et mineures
  • Catégories (facultatif) : filtrage par dossiers ou rubriques
    
    • Option Union (OU) ou intersection (ET)
  • Texte (facultatif) : mots-clés à rechercher dans le contenu
    
    • Options Tous les mots, au moins un mot, groupe de mots exact et syntaxe avancée
  • Espace de travail : conserver l'espace actuel

 

Sélectionnez les types de contenu à inclure dans la règle (💡si rien n'est sélectionné, tous les types seront inclus)

 

 

Une fois les documents sélectionnés, vous pouvez spécifier les formats

Cliquez sur Terminer

 

 

5. 💡 Conseils

• Vous pouvez créer plusieurs règles de surveillance si vous souhaitez personnaliser les notifications en fonction du type de contenu ou de la fréquence
• Pour chaque période sélectionnée (quotidienne, hebdomadaire, etc.), un seul e-mail contenant toutes les nouveautés/modifications, quel que soit le domaine, sera envoyé.  Cet e-mail résume toutes les nouveautés ou modifications qui correspondent aux critères définis
• Vous pouvez tester une règle en vous ajoutant au groupe « Abonnés »
• Les membres peuvent se désabonner eux-mêmes via leur profil