Envoyer un contenu à un ou plusieurs membres

1. La fonction de partage Jalios

Jalios permet de partager tout type de contenu directement depuis son stockage en ligne.

L'intérêt de la chose, c'est que toute personne ayant accès à ce contenu accède à sa version à jour. Ce qui élimine donc tout questionnement de : "version envoyée par qui, quand... Ok, faisons une réunion".

Dans ce cadre, un autre élément vient apporter du confort à l'usage, les commentaires. Les commentaires placés en dessous du contenu sont une formidable source d'information pour le construire, mais aussi pour sa pérennité.

Avoir accès aux différents échanges autour d'un contenu permet de mieux le comprendre, et un accélérateur pour toute personne ayant à le consulter par la suite, même quand les contributeurs ne sont pas disponibles.

Pour les contributeurs du contenu, il est possible d'accéder aux versions antérieures et la liste des personnes l'ayant consulté. Il est même possible de demander une confirmation de lecture directement sur le document.

C'est aussi un gain en matière de sécurité. En plus de contrôler les accès au contenu, les lecteurs étant listés, il permet de révoquer les accès simplement. Un document envoyé par email est envoyé, fin de partie, il n'y a plus rien à faire. Alors que dans notre cas, si je me rends compte que le contenu envoyé n'est pas adapté à l'audience de mon partage, je ferme les accès en changeant les droits sur le document ou son arborescence.

2. Les typologies de partages

Les contenus possèdent tous une icône de partage dans la partie "actions rapides":

Cette fonction partage permet de pointer 3 univers :

2.1. Partager à d'autres membres :

Le cas pour lequel vous aurez le plus grand bénéfice est le partage entre membres de votre organisation. Si l'email reste une référence pour communiquer avec le reste du monde, son fonctionnement en interne est plus préjudiciable que bénéfique.

Le partage de contenu entre membre vient outiller ceci de manière efficace.

L'interface de partage entre membres vous permet de cibler une, ou plusieurs personnes, ou des groupes.

Vous pouvez joindre un petit message explicatif contextualisant le cadre du partage, et surtout un niveau de criticité (2)

Ce niveau de criticité permettra de notifier le membre de la manière qu'il aura choisie dans ses propres règles.

Pour savoir si un partage a été lu, un onglet "Envoyés" (1) (uniquement visible après le premier partage) vous permettra de consulter la liste des personnes ciblées par vos partages, et la proportion à l'avoir consultée.

2.2. Partager dans un autre espace

Le partage inter espace permet de donner les droits de consultation à l'audience d'un autre espace.

Même si l'espace d'origine est privé ou secret, vous pouvez offrir la consultation d'un contenu dans différents espaces.

Si le droit de consultation de l'espace en question sont ajoutés aux droits du document (conformément aux droits des dossiers ou des catégories où il sera classé), les droits de modifications restent gérés depuis l'espace initial.

2.3. Partager avec un lien vers l'externe

La principale justification pour encore utiliser l'email, c'est l'interaction avec les personnes externes à votre structure.

Si la gestion des communautés avec des comptes externes et l'expérience ultime pour collaborer avec l'extérieur, il n'est pas concevable de créer un compte pour toutes les personnes externes avec lesquels vous allez interagir.

Jalios propose un moyen simple et sécurisé de partager du contenu en s'affranchissant des limitations de boite email de vos destinataires.

Cette fonction permet :

• Envoyer un lien de téléchargement d'un ou plusieurs fichiers
• De protéger le partage avec un code d'accès, à envoyer par un autre vecteur (SMS par exemple)

En fonctionnalités avancées, vous pourrez :

• Choisir le format de téléchargement (natif ou PDF)
• Choisir si la personne disposera de la version exacte lors du partage, ou la dernière version disponible.
• Limiter le nombre de téléchargements
• Préciser une date d'expiration pour le lien de téléchargement.

La gestion globale de vos liens, pour connaitre leurs statuts, ou pour révoquer les accès instantanément, se font dans une application dédiée appelée Liens publics :