La classification des contenus
1. Principes de base
Jalios vous propose différentes mécaniques pour gérer les droits sur votre plateforme. La confidentialité des communautés, les droits sur les dossiers, sont des mécaniques puissantes, mais gérées localement, sur les espaces ou les contenus.
Pour des organisations manipulant du contenu sensible, il est important d'outiller globalement, et de manière centralisée, la classification normée des contenus de la plateforme.
La fonctionnalité de classification propose 4 différents niveaux :
2. Niveau 1 : Affichage du niveau de classification
2.1. Concept :
Le premier palier consiste à informer les membres de la sensibilité d'un contenu ou de la communauté dans laquelle ils se trouvent.
Cela se traduit concrètement par des pastilles de couleur mentionnant le niveau :
2.1.1. Sur le contenu
Vous aurez la possibilité d'afficher au survol une description des implications du niveau de classification en question.
2.1.2. Sur les communautés
Le niveau de classification sur une communauté permet de fixer son niveau minimum d'accréditation. Une communauté avec un niveau secret ne pourra pas proposer du contenu juste restreint, ou public.
2.2. Mise en place :
Pour activer la classification des contenus sur votre plateforme, rendez-vous avec votre rôle d'administrateur dans l'application paramétrage du site.
Une section Classification est dédiée, il suffit de cliquer sur "Activer la classification..." pour bénéficier de cette fonctionnalité.
Attention : l'activation de cette fonctionnalité impactera directement toute la plateforme. Veillez à bien vous assurer que vous en avez besoin et bien mesuré les impacts.
N'hésitez pas à entrer en contact avec nos Customer Success Managers pour en discuter.
Et voila ! Votre plateforme bénéficie de la classification basique.
Vous pourrez toujours désactiver la fonctionnalité dans l'onglet avancé :
Il reste à définir vos niveaux minimums sur les communautés et les espaces concernés dans le menu de paramétrage possible :
Vous pourrez définir ici le niveau de confidentialité par défaut des contenus de la plateforme. Vous pouvez surtout définir le niveau minimal, pour ne pas permettre de mettre des contenus avec des droits de niveaux inférieurs à ce qui est attendu.
Il faudra en faire de même pour les sous-sites dans l'administration :
3. Niveau 2 : L'Habilitation des membres
3.1. Concept :
Vous pouvez, si vous le souhaitez, activer un niveau supérieur de sécurité en activant le contrôle des habilitations. Dès lors, au-delà de l'affichage des niveaux de confidentialité, chaque utilisateur verra la consultation des contenus restreinte à tout contenu inférieur ou égal à son niveau.
Une fois cette fonctionnalité activée, il est nécessaire de définir, sur les comptes utilisateurs, les niveaux d'habilitation.
Si vous administrez une large communauté, il est possible de traiter les comptes de manière groupée.
Ce fonctionnement permet de s'affranchir de toute erreur liée à des manipulations sur les groupes de droits.
3.2. Mise en place :
Pour ajouter le contrôle, cochez simplement la case "Contrôle de l'habilitation des membres" de l'onglet "Avancé".
4. Niveau 3 : Le contrôle des fonctionnalités
4.1. Concept :
En fonction de votre système d'information, et de vos différentes intégrations, il peut être nécessaire de brider certaines fonctionnalités au delà d'un certain niveau de criticité.
Pour éviter les déconvenues, ou les erreurs d'interprétation de vos membres, il est possible d'activer le contrôle des fonctionnalités.
Ainsi, il vous sera possible de brider des actions en fonction du niveau de confidentialité. La liste des fonctionnalités susceptibles d'être "bridables" dépend des fonctionnalités actives sur vos plateformes.
Par défaut, les fonctionnalités candidates au bridage sont :
- Bouton de téléchargement
- Historique des versions
- Impression
- Lien public
- Partage
- Partage dans un autre espace
- Ajout ou retrait d'un document du JDrive (Pour les personnes autorisées à utiliser cette fonctionnalité)
- Modification d'un document avec JDrive (Pour les personnes autorisées à utiliser cette fonctionnalité)
- Modification d'un document avec Microsoft 365
- Modification d'un document avec OnlyOffice
- Invitation à modifier un document avec OnlyOffice
La liste des fonctionnalités que vous pourrez brider va s'étoffer avec le temps. Dans un premier temps, seule une partie des entrées listées ci-dessus seront proposées.
4.2. Mise en place :
La liste des fonctionnalités dépend de votre configuration. Les options souscrites viennent automatiquement peupler la liste de ces dernières dans l'onglet "Fonctionnalités".
5. Niveau 4 : L'application de contraintes
5.1. Concept :
Pour assurer une sécurité optimale, il est possible d'imposer des contraintes sur vos plus hauts niveaux. Imposer un code d'accès, ou une double authentification, pour accéder à des contenus sensibles est désormais possible.
Par défaut, sans autre intégration de votre part, sont proposés :
- Code d'accès obligatoire pour les liens publics
- Journalisation des téléchargements de fichier
- Suivi des lecteurs obligatoire
5.2. Mise en place :
Les contraintes se fixent dans l'onglet du même nom. La liste peut varier en fonction de votre configuration. Par exemple, si la double authentification est disponible sur votre instance, une entrée correspondante vous permettant d'imposer cette condition vous sera proposée.
